auf Grund der großen Nachfrage bieten wir auch dieses Jahr unsere kostenlosen Intensiv-Seminare zum...
Im Rahmen ihrer kostenlosen Seminarreihe bietet die inPuncto GmbH auch im Juni 2008 wieder eine...
Scannen in SAP
Die klassischen Papierdokumente sind nach wie vor wichtige Instrumente im Dialog zwischen Unternehmen und Kunden. So erhalten Sachbearbeiter täglich Schriftwechsel, Spezifikationen, handschriftliche Informationen oder Zeichnungen in Papierform. Um den Informationsfluss im Unternehmen effizient zu gestalten, legen moderne Betriebe diese Dokumente in einem digitalen Verwaltungssystem ab. Doch dazu müssen sie erst einmal digital erfasst werden, denn die manuelle Übertragung der geschäftsrelevanten Daten ins SAP-System und andere Applikationen ist fehleranfällig, zeitaufwändig und wenig effizient.
Zuverlässige Unterstützung für einen deutlich optimierten und beschleunigten Ablauf bieten inPuncto Scan-Lösungen für SAP.
Zentrale Erfassungsarbeitplätze werden in Unternehmen, Behörden und Verwaltungen typischerweise in der Poststelle eingesetzt. Von hier aus werden die Scan-Ergebnisse meist über den SAP- Workflow zu den jeweiligen Sachbearbeitern weitergeleitet. In diesem Fall sind neben der technischen Qualifizierung des Personals, höhere Investitionen in die Scannerhardware erforderlich. Dieses Szenario unterstützt unser biz²Scanner in Verbindung mit unserem biz²ScanServer für SAP.
Für die dezentrale Erfassung am Arbeitsplatz wird lediglich der biz²Scanner benötigt – aufgrund seiner einfachen Handhabung und der geringen Investitionskosten die ideale Lösung. Sachbearbeiter erhalten die Möglichkeit zum „Scan-on-Demand“ und bleiben dabei in der gewohnten SAP-Benutzeroberfläche („inPlace-Integration“). Zu den unterschiedlichsten SAP Busuness-Objekten lassen sich somit direkt die Scans zuordnen und natürlich auch ablegen.
In SAP werden neben den organisatorischen Ansätzen zudem zwei Arten der Dokumentenablage unterschieden:
· Über die SAP ArchiveLink-Integration werden Dokumente mit direktem Businessbezug direkt mit den gewünschten SAP -Business Objekten verknüpft
· In der SAP Dokumentenverwaltung (DVS) können Dokumente abgelegt werden, welche nicht notwendigerweise einen Bezug zu den SAP Vorgängen haben. Dort lassen sich Dokumente aber z. B. versionieren und klassifizieren. Der Verwaltungsdatensatz ist der sogenannte Dokumentinfosatz (DIS) und kann zu beliebigen SAP Objekten verknüpft werden. Eine Besonderheit in diesem Szenario ist die Möglichkeit, vorhandene gescannte Dokumente auch später modifizieren zu können (Ergänzung durch zusätzliche Seiten, Änderung wegen nachträglicher wichtiger Notizen von Hand, Änderung der Seitenreihenfolge, etc.)
Beide Ablageszenarien werden durch die Produkte biz²Scanner und biz²ScanServer unterstützt. Für die Ablage und Verwaltung der erzeugten digitalen Images stehen SAP-zertifizierte Ablagesysteme wie z. B. unser biz²Archiver zur Verfügung.
Weitere Kriterien für Scan-Szenarien ist der Einsatz von Barcodes, Patchcodes etc. zur Separierung und logischen Zuordnung von Dokumenten an die SAP-Objekte. Für die effiziente Verarbeitung von eingehenden Massenbelegen z. B. von eingehenden Rechungen bietet sich natürlich die Unterstützung der automatischen Verarbeitung auf Basis von Barcode- und Zeichenerkennung an. Diese effektiven Vorgehensweisen werden durch den biz²ScanServer realisiert – der Anwender wird über den SAP-Workflow im Prozess geführt und verwendet dabei unser Produkt biz²Validator für SAP.